ДОКУМЕНТООБОРОТ

 

„Без документи няма доказателства“

 

         От момента на регистрация на дружеството започва пътят на неговия документооборот:

  • Удостоверение за вписване в търговския регистър

  • Фактура за изработка на печат

  • Счетоводни документи за нотариални и държавни такси за регистрация на дружеството.

Знаем ли къде сега се намират тези документи?

Може би малко хора във Вашето дружество знаят.

Тези документи са основата. Те са Актът за раждане на дружеството и трябва да се съхраняват в Папка №1в дружеството.

Следващият документ  - Договор със счетоводната кантора. Повечето ангажират счетоводител без да подписват изричен договор защото счетоводителят е близък, познат, а ни е необходим веднага.

Защо когато уреждаме лични отношения като Физически лица търсим договор или друг документ, който да ни защити в бъдеще, а когато уреждаме отношенията на дружеството, което ние сме създали неглижираме „формалностите“?

Кой е отговорен документално за Вашето счетоводно обслужване при проверка от НАП, НОИ, Инспекция по труда или друг контролен орган, пред който следва да се представят отчетни документи, документи във връзка с трудово и осигурително законодателство?

Повечето отговори са: „Счетоводителят.“

Как ще го докажете?

Кой носи отговорност за изгубени или унищожени документи от горепосочените?

Представляващият дружеството, ако няма изричен договор със счетоводител или счетоводна кантора, която Ви обслужва, с изрични клаузи за отговорност за представяне и съхранение на предадените или създадени документи.

Кой носи отговорност за личните данни в документите, които сте предали на счетоводителя?

Как ще изискате документите при прекратяване на взаимоотношения с обслужващия счетоводител и неговата смяна?

Как ще докажете, че те са предадени на счетоводител и той отказва да Ви ги върне?

В практиката не са редки случаите на изпратени между страните, но не подписани договори, както и на договори с различно съдържание между страните.

За да имате взаимна сигурност договорът трябва да е:

-датиран /посочена дата на сключване/

-с точна индивидуализация на страните

-да е подписан от страните на всяка страница и с подпис и три имена на последна.

         Печатът не е задължителен елемент в документооборота на търговец или юридическо лице.

       В българското законодателство съществува УКАЗА ЗА ПЕЧАТИТЕ (ОБН., ДВ, БР. 69 ОТ 1965 Г.; ИЗМ., БР. 26 ОТ 1988 Г., БР. 11 И 47 ОТ 1998 Г. И БР. 45 ОТ 2002 Г.), съгласно който „Право на обикновени печати и щемпели имат всички учреждения, предприятия и организации, представляващи юридическа личност, и техните поделения.“

         Указът регламентира единствено „право“ без да създава „задължение“ за използване на печат от търговците и юридическите лица.

         Липсва регламентация за стандарт за обикновените печати. Всеки има право да избере такъв, какъвто реши.

         Поради липсва на регламентиране и контрол на дейността по изработка на печати е препоръчително печатите да се номерират в самият щемпел.

         При поръчка на първия печат на дружеството номерирате с „1“.Печат номер „2“ предавате на счетоводител. Всеки следващ печат номерирате със следващ номер. В дружеството следва да създадете първия Регистър „Печати“, в който опишете по номера на кого е предоставен печата, както и лицето, на което предоставяте печата следва да се подпише.

      На пръв поглед това за Вас е утежнение и формална дейност, но тя води след себе си своите последствия. Неправомерно използване на печати с подправен подпис без доказателства за ползвателя на печата, води до недоказаност на автора на документа.

 

      Вие трябва да защитите дружеството като Ваше дете, защото то е Ваше. Нещо повече – независимо, че отговаряте до размера на капитала при капиталово търговско дружество, Вие отговаряте по Наказателния кодекс за умишлено увреждане на кредитори на Вашето дружество.

       Затова бъдете прецизни в детайлите.

 



Нашата мисия

История

Контакти

Намерете ни в: